Entre corredores silenciosos e prateleiras cheias de documentos, o Arquivo da secretaria de Gestão de Pessoas e Governança Digital de Campos guarda muito mais do que fichas funcionais: ele preserva a memória institucional da Prefeitura e a história de milhares de servidores que contribuíram para o desenvolvimento da cidade.

Considerado um dos setores mais estratégicos da Secretaria, o Arquivo reúne pastas funcionais, registros financeiros, processos licitatórios e administrativos. Atualmente, são cerca de 20.556 fichas físicas e digitais de servidores ativos – entre efetivos, aposentados, pensionistas, comissionados e estagiários. E, aproximadamente 40,2 mil fichas de ex-servidores (desligados e falecidos). Entre os documentos, está a ficha funcional mais antiga, datada de agosto de 1961, pertencente a uma servidora do extinto cargo de assistente nível X que atuou no município.

Mais do que um espaço de guarda, o Arquivo é um pilar de referência da Prefeitura. A cada dia, ele assegura a organização, a integridade e a acessibilidade dos documentos que registram a trajetória da gestão pública municipal.

Modernização e futuro digital

Atento às transformações tecnológicas, o setor passa por um processo de modernização desde agosto de 2023 com a implantação do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), que permite a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos. A iniciativa garante mais segurança, agilidade e preservação dos registros, sem deixar de valorizar a história contida em cada papel arquivado.

“O Arquivo sempre será o guardião da memória da Prefeitura. Com o Suap, damos um passo importante para o futuro, preservando o passado também em formato digital”, destacou o secretário da pasta, Wainer Teixeira.

A história que também é feita de pessoas

O Arquivo não é apenas um espaço de documentos, é também feito por servidores que dedicam suas vidas à preservação da memória. É o caso de Wellington Luiz, que há 20 anos atua no setor e se tornou referência pela experiência e cuidado no trato com os registros.
“Já ajudei filhos a encontrarem documentos dos pais falecidos e localizei fichas de uma época em que nem computador existia na Prefeitura. Cada ficha tem uma história. Para mim, não é apenas um trabalho, é a realização de uma vida”, afirma.

E entre tantas histórias que já passaram por suas mãos, uma delas tem um significado ainda mais profundo: a da própria mãe, Regina Célia Campos, ex-servidora, cuja ficha também está preservada no Arquivo. Para Wellington, essa descoberta reforça o valor do trabalho que realiza todos os dias.

“É emocionante saber que a memória da minha mãe está guardada aqui, no mesmo lugar onde eu dedico a minha vida profissional. É como se, de alguma forma, eu continuasse a trajetória dela dentro da Prefeitura”, compartilha.

O compromisso de Wellington simboliza o papel do Arquivo como guardião da história coletiva. Enquanto os papéis se transformam em bytes, a missão de preservar a memória institucional continua firme, assegurando que o passado, o presente e o futuro da gestão pública caminhem juntos.